Traslado el enfoque general de la metodología de reingeniería de procesos que he ido elaborando a lo largo de mis experiencias en esta materia y cuya última versión recientemente he incorporado en un proyecto, no sin antes advertir que ya estoy trabajando en otro radical enfoque. En síntesis, son los escenarios de procedimientos sobre los que circulan mis anillos de poder en reingeniería de procesos y en mejora continua.
Organización y planificación
Etapa donde se procederá a la organización, adaptación y concreción definitiva del trabajo a realizar, a partir de la planificación de acciones propuestas.
Casi paralelamente, se procederá a la aprobación y ejecución de un plan de difusión y formación a los líderes internos.
Diagnóstico de la situación actual
Delimitar la cartografía de procesos de la empresa, analizando los esquemas esenciales. De esta forma, se reconocerán y se interconectarán los flujos de trabajo, al tiempo que se genera información substancial acerca de los procesos para concebirlos, asimilarlos y mejorarlos en los escenarios siguientes del protocolo de la reingeniería de procesos.
Atmósferas organizativas futuras
Conectar los objetivos estratégicos con los indicadores de los procesos, utilizando técnicas básicas y asimilables por todos como es el cuadro de mandos integral, posibilita la visión de escenarios organizativos futuros, es decir, a dónde se quiere llegar con la reingeniería de procesos.
Análisis de procesos
Se entra de lleno en el análisis de los procesos propiamente dicho, lo que erróneamente se suele entender como reingeniería de procesos y que es sólo un escenario del procedimiento de reingeniería.
Los procesos seleccionados en las fases anteriores se someten a un análisis exhaustivo, dibujando los flujogramas, reconociendo los arquetipos que gobiernan la conducta de los colaboradores asignados a la actividad o subactividad objeto de análisis.
La cuestión ¿por qué se hace la tarea de ese modo? se repite hasta la saciedad y sus innumerables respuestas se van tabulando y analizando por los consultores asignados a esa fase. Se compendian todos los resultados obtenidos para, posteriormente, diseñar los instrumentos que soporten el proceso de cambio diseñado.
También es esencial la graduación del rédito del proceso actual y las posibles diferencias entre sus resultados previstos y los reales, analizando estas desviaciones, con especial atención a las causas que las han provocado.
Identificación de mejoras
Con la significativa y trascendental información generada en el escenario de análisis de procesos, se rediseñan los procesos, partiendo de la superación de las desviaciones existentes y teniendo en cuenta aspectos sumamente importantes como nuevas soluciones existentes en el mercado o actualización de las actuales, en especial las relacionadas con las TIC, y la perenne idea de satisfacción al cliente.
Se barajan todas las disyuntivas y soluciones posibles y viables, teniendo siempre presente aspectos como el tiempo de implantación, la viabilidad económica y financiera del proyecto, el coste real y otros riesgos y limitaciones que puedan existir.
Implantación
Liderar la metamorfosis desde el estadio organizativo actual al propuesto, evidenciando la evolución y transformación de los arquetipos empresariales y culturales existentes.
Paralelamente, se miden los resultados parciales que se vayan obteniendo, para establecer el nivel de consecución de los objetivos y se estudian las desviaciones y sus causas, para posibilitar el establecimiento de las preceptivas acciones correctoras.
Control de calidad
Como garantía de consecución de los objetivos de forma óptima, se practicará desde el primer momento un control de la calidad del proyecto de reingeniería.
Organización y planificación
Etapa donde se procederá a la organización, adaptación y concreción definitiva del trabajo a realizar, a partir de la planificación de acciones propuestas.
Casi paralelamente, se procederá a la aprobación y ejecución de un plan de difusión y formación a los líderes internos.
Diagnóstico de la situación actual
Delimitar la cartografía de procesos de la empresa, analizando los esquemas esenciales. De esta forma, se reconocerán y se interconectarán los flujos de trabajo, al tiempo que se genera información substancial acerca de los procesos para concebirlos, asimilarlos y mejorarlos en los escenarios siguientes del protocolo de la reingeniería de procesos.
Atmósferas organizativas futuras
Conectar los objetivos estratégicos con los indicadores de los procesos, utilizando técnicas básicas y asimilables por todos como es el cuadro de mandos integral, posibilita la visión de escenarios organizativos futuros, es decir, a dónde se quiere llegar con la reingeniería de procesos.
Análisis de procesos
Se entra de lleno en el análisis de los procesos propiamente dicho, lo que erróneamente se suele entender como reingeniería de procesos y que es sólo un escenario del procedimiento de reingeniería.
Los procesos seleccionados en las fases anteriores se someten a un análisis exhaustivo, dibujando los flujogramas, reconociendo los arquetipos que gobiernan la conducta de los colaboradores asignados a la actividad o subactividad objeto de análisis.
La cuestión ¿por qué se hace la tarea de ese modo? se repite hasta la saciedad y sus innumerables respuestas se van tabulando y analizando por los consultores asignados a esa fase. Se compendian todos los resultados obtenidos para, posteriormente, diseñar los instrumentos que soporten el proceso de cambio diseñado.
También es esencial la graduación del rédito del proceso actual y las posibles diferencias entre sus resultados previstos y los reales, analizando estas desviaciones, con especial atención a las causas que las han provocado.
Identificación de mejoras
Con la significativa y trascendental información generada en el escenario de análisis de procesos, se rediseñan los procesos, partiendo de la superación de las desviaciones existentes y teniendo en cuenta aspectos sumamente importantes como nuevas soluciones existentes en el mercado o actualización de las actuales, en especial las relacionadas con las TIC, y la perenne idea de satisfacción al cliente.
Se barajan todas las disyuntivas y soluciones posibles y viables, teniendo siempre presente aspectos como el tiempo de implantación, la viabilidad económica y financiera del proyecto, el coste real y otros riesgos y limitaciones que puedan existir.
Implantación
Liderar la metamorfosis desde el estadio organizativo actual al propuesto, evidenciando la evolución y transformación de los arquetipos empresariales y culturales existentes.
Paralelamente, se miden los resultados parciales que se vayan obteniendo, para establecer el nivel de consecución de los objetivos y se estudian las desviaciones y sus causas, para posibilitar el establecimiento de las preceptivas acciones correctoras.
Control de calidad
Como garantía de consecución de los objetivos de forma óptima, se practicará desde el primer momento un control de la calidad del proyecto de reingeniería.
(Fuente de la imagen: sxc.hu).
